什么是采购进度控制

采购员要搞明白采购进度控制的知识，需要了解采购进度控制岗位职责和采购进度控制程序。

①采购进度控制岗位职责。

企业中，采购进度控制岗位主要有两个：一是采购进度控制主管，一是采购跟单员。

采购进度控制主管的岗位职责是控制采购进度，防止断料，确保及时采购物资，降低库存成本，完成采购经理交代的其他工作。具体职责有以下7项。

第一，协助采购经理制定采购相关制度与规则，并实施。

第二，采购进度控制主管要经常向生产部、仓储部询问库存情况和采购需求情况。

第三，采购进度控制主管要与仓储部协商，从而确定企业所需的重要物资的采购点，规定采购时间、交货时间，执行采购作业。

第四，采购进度控制主管要及时掌握采购合同或采购订单的执行情况，随时了解物资运输情况，并指导跟单员做好催货工作。

第五，积极参与验收工作，对于验货中发现的物资数量、规格、质量问题，一边及时书面告知供应商征求解决办法，一边上报采购经理。

第六，对紧急采购申请进行审核，并监督紧急采购订单的实施进度。

第七，对跟单员的工作进行及时指导，定期考核。采购进度控制主管明确自己的这些具体工作职责，才会疏而不漏地做好自己的工作。

采购跟单员的岗位职责是掌握采购合同或采购订单的进度，及时催货，对每日交货的物资跟踪和确认，确保所采购物资准时交货，完成采购进度控制主管交代的其他工作。具体的职责有5项。

第一，采购跟单员要熟悉自己负责的物资的规格、质量要求，掌控物资的交货期。

第二，随时记录并核查物资的账目，及时跟踪物资的进度，确认每天该送的货是否送到。

第三，按照采购合同或者采购订单的要求，及时通知供应商发货，并跟踪运输全程。第四，要把上级领导已经确认的样品，及时回传给供应商。

第四，当验收时发现所采购物资存在质量问题，要积极配合采购人员与供应商协商。

第五，采购跟单员要定期与供应商做好对账、清账工作，并向采购进度控制主管汇报所采购物资的进度情况。

②采购进度控制程序。

采购员做好采购进度控制程序，能够保证采购过程从下单到收货有条不紊地进行，能够确保企业正常经营、运转。采购进度控制程序有两类：一类是日常采购进度控制程序，一类是国际采购进度控制程序。这里我们主要介绍日常采购进度控制程序。

日常采购进度控制程序包括以下环节：

第一，部门采购负责人根据使用部门的实际需求提供所要采购物资的相关资料。

第二，采购跟单员认真阅读这些资料，然后整理、归纳。

第三，采购进度控制主管根据采购跟单员送交的资料，编写本次采购期限规划，并提交采购总经理审批。

第四，采购总经理批准合理的采购期限规划，取消不合理的采购期限规划。

第五，采购进度控制主管拿到通过审批的采购期限规划，进一步确定采购进度的关键节点（内购采购进度的关键节点有询价、订购、交货，外购采购进度的关键节点有询价、订购、装船、到港）。

第六，采购进度控制主管按照事先的规划向供应商询价，并根据询价的结果制订订货进度的控制规划。

第七，采购跟单员按照控制规划跟踪订货，并认真填写采购进度控制表。如果遇到供应商逾期交货的情况，要及时向采购进度控制主管汇报。

第八，采购进度控制主管按照合同条款对严重逾期的供应商，做出违约处理。

第九，对在合同规定范围中逾期的供应商，采购跟单员要积极催货，争取让供应商尽早交货。同时要搜集供应商的相关资料，并上报采购进度控制主管。

第十，采购进度控制主管通过这些资料分析供应商逾期的原因，以便帮助供应商改善，防止日后发生逾期，同时制订解决逾期的办法。

第十一，采购总经理批准合理解决逾期的办法，反之否决。

第十二，采购进度控制主管根据总经理批准的结果，对采购进度控制做出适当的调整，向供应商提出改进要求，最后要对此次采购活动中的所有资料归类存档。

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